Privacybeleid – Training & Certificering

EMERGENCY CONTROL MARITIME TRAINING B.V. (ECMT)

Versie 1.7 – september 2026

1. Doel en reikwijdte

Dit privacybeleid beschrijft hoe ECMT persoonsgegevens verwerkt bij klassikale en hybride trainingen, vanaf inschrijving tot en met beoordeling en certificering.
Voor volledig online trainingen via STCW.online en voor medische keuringen gelden afzonderlijke privacy policies.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van de training kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

naam en contactgegevens;
geboortedatum en gegevens die nodig zijn voor identificatie. Hierbij kan het, afhankelijk van de training en certificeringseisen, gaan om gegevens die nodig zijn om de identiteit van de cursist vast te stellen.
gegevens over toelating, aanwezigheid en deelname;
beoordelings- en trainingsresultaten;
gegevens die nodig zijn voor certificering en registratie.

Wij verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze worden gebruikt.
Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk om aan een training deel te nemen en/of een certificaat te kunnen uitgeven.

3. Website en online registratie

Wanneer u zich via onze website of online registreert, verwerken wij de gegevens die u daarbij verstrekt. De website kan daarnaast technische en statistische gegevens verwerken voor het functioneren en verbeteren van onze dienstverlening.

4. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij gebruiken persoonsgegevens voor:

inschrijving en cursusadministratie — grondslag: uitvoering van de overeenkomst
identificatie en aanwezigheidsregistratie — grondslag: uitvoering van de overeenkomst en/of wettelijke of certificeringsverplichtingen
beoordeling en vastlegging van trainingsresultaten — grondslag: uitvoering van de overeenkomst en/of wettelijke of certificeringsverplichtingen
uitgifte en registratie van certificaten — grondslag: uitvoering van de overeenkomst en/of wettelijke of certificeringsverplichtingen
het voldoen aan wettelijke en certificeringseisen — grondslag: wettelijke verplichting en/of certificeringsverplichtingen
communicatie over de training — grondslag: uitvoering van de overeenkomst

5. Computergebruik en digitale systemen

ECMT gebruikt digitale systemen voor onder meer registratie, planning, communicatie, beoordeling en certificering. Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot geautoriseerde medewerkers die deze gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.
ECMT neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang en ongeoorloofd gebruik. De gebruikte systemen en beheersmaatregelen zijn opgenomen in en worden beheerd volgens het Quality Manual van ECMT.

6. Met wie delen wij uw gegevens?

Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de training, certificering of registratie, kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met de betreffende certificerende instantie, registratieorganisatie of andere bevoegde instantie.
Gegevens worden niet met andere partijen gedeeld dan wanneer dit noodzakelijk is voor de dienstverlening, een wettelijke verplichting bestaat of u daarvoor toestemming heeft gegeven.
ECMT kan voor de uitvoering van haar dienstverlening gebruikmaken van externe dienstverleners, zoals IT-, hosting- en administratieve dienstverleners.
Wanneer persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zorgt ECMT voor een passend doorgiftemechanisme en passende waarborgen overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

7. Bewaartermijn en veiligheid

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de uitvoering van de training, certificering en eventuele wettelijke of andere geldende bewaarplichten.
Persoonsgegevens worden uitsluitend bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt, tenzij op grond van toepasselijke wet- en regelgeving, voorschriften van de maritieme autoriteiten, eisen van de vlaggenstaat, certificeringseisen of contractuele verplichtingen een langere bewaartermijn vereist is.
STCW-trainings- en certificeringsgegevens: Persoonsgegevens en gegevens die onderdeel uitmaken van de STCW-trainings-, beoordelings-, certificerings- en verificatiegegevens worden gedurende 50 jaar bewaard, overeenkomstig de toepasselijke nationale maritieme voorschriften en het gecertificeerde kwaliteitsmanagementsysteem van ECMT.
Het verwijderen van gegevens betekent dat deze permanent uit de database worden verwijderd.
ECMT neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen.

8. Inbreuk in verband met persoonsgegevens

In het geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens zal ECMT de risico’s voor de rechten en vrijheden van de betrokken personen beoordelen en passende maatregelen nemen in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming.

Wanneer melding aan de bevoegde toezichthoudende autoriteit vereist is, zal ECMT de toezichthoudende autoriteit zonder onnodige vertraging en, indien mogelijk, binnen 72 uur nadat ECMT kennis heeft genomen van de inbreuk, informeren. ECMT zal ook de betrokken personen informeren wanneer dit op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming vereist is.

9. Uw rechten

U kunt, binnen de grenzen van de AVG en eventuele wettelijke of certificeringsverplichtingen, verzoeken om inzage, correctie, beperking of verwijdering van uw persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.
Wanneer gegevens moeten worden bewaard vanwege een wettelijke of certificeringsverplichting, kunnen wij deze niet altijd verwijderen.
U heeft daarnaast, binnen de grenzen van de AVG, recht op dataportabiliteit van persoonsgegevens die u zelf aan ECMT heeft verstrekt en die geautomatiseerd worden verwerkt op basis van uw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst.
Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
ECMT reageert zonder onnodige vertraging en in beginsel binnen één maand op een verzoek met betrekking tot uw rechten. Indien noodzakelijk kan deze termijn overeenkomstig de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd.

10. Vragen of klachten

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op via info@ec-mt.com.

Voor het indienen van een klacht kunt u contact opnemen via complaints@ec-mt.com. U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Contact

Emergency Control Maritime Training B.V. (ECMT)

P.O. Box 59008
3008 PA Rotterdam
Nederland

E-mail: assistant@ec-mt.com
Privacy contactpersoon: C. Verhoeven

Voor vragen, verzoeken of zorgen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens kunnen betrokkenen contact opnemen met ECMT via bovenstaande contactgegevens.12. Documentbeheer
Dit privacybeleid maakt deel uit van het kwaliteitsmanagementsysteem van ECMT en wordt onderhouden volgens de geldende procedures voor document- en gegevensbeheer.
De meest recente versie van dit privacybeleid wordt beschikbaar gesteld via de website van ECMT. Bij relevante wijzigingen worden betrokkenen hierover geïnformeerd wanneer dit op grond van de AVG vereist is.